Welche Möglichkeiten bietet die digitale Finanzbuchhaltung ?
Die Finanzbuchhaltung kann heute weitgehend digital durchgeführt werden. Die Belege werden gescannt, statt sie in Papierform weiterzugeben. Kontoauszüge werden von der Bank digital bereitgestellt.
Belege werden mit OCR erkannt, und, wo möglich, bereits vorbelegt. Hier gibt es noch technische Grenzen, aber es wird immer besser, viele Belege werden bereits vollständig erkannt, besonders gleichartige regelmäßig wiederkehrende Belege. Die Bank wird eingelesen und kann zu einem großen Teil bereits mit den zutreffenden Buchungen vorbelegt oder sogar automatisch verbucht werden. Je umfangreicher die Buchhaltung, desto größer der mögliche Effekt.
Völlig automatisches Verbuchen funktioniert nach unserer Erfahrung jedoch regelmäßig nicht, dazu gibt es einfach zu viele Besonderheiten und Spezialfälle. Problematisch sind hier insbesondere Umsatzsteuer und Vorsteuer, sowie Auslandssachverhalte.
Einen großen Effekt bringt es, wenn man das Electronic Banking integrieren kann. Dann hat man ein geschlossenes System, und alle Beteiligten können die Daten gemeinsam nutzen und jederzeit darauf zugreifen. Sie finden jeden Beleg sofort, auch für Jahre zurück. Bei entsprechender Organisation kann man sogar auf die Ablage und Aufbewahrung der Papierbelege verzichten, auf jeden Fall reicht eine chronologische Ablage. Somit ist auch hier die Abwicklung deutlich einfacher.
Grundsätze und Ziele:
- Vermeidung von Papier
- Was einmal digital ist, bleibt digital
- Nutzung von Schnittstellen zu anderen Programmen zur digitalen Datenübernahme
- Zeitnahe Buchhaltung und zeitnahe Zahlen
Vorteile der digitalen Buchhaltung:
- Wegfall des Pendelordners
- Papierbelege bleiben beim Mandanten, müssen nicht verschickt oder gebracht und geholt werden
- Ausgangsrechnungen müssen nicht mehr gedruckt werden für Fibu, wenn man sie digital verarbeitet
- Fahrten zur Steuerkanzlei oder Porto und Post entfallen
- Kosten für Drucker, Ordner und Papier entfallen, wenn zB. Ausgangsrechnungen digital oder Auswertungen nicht mehr abgelegt werden müssen
- Auswertungen sofort online verfügbar
- Belege sind jederzeit einsehbar, von überall
- Auswertungen ebenso, incl. Kostenrechnung
- Verknüpfung der Belege zum Buchungssatz, sofortige Ansicht möglich
- Belege sind dauerhaft archiviert, Schutz gegen Verlust, Brand Diebstahl
- Keine gesonderte Ablage mehr notwendig
- Aufbewahrungspflicht erfüllt, wenn bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden
- Archivierung der Unterlagen vereinfacht oder kann entfallen
- Thermobelege müssen nicht mehr zusätzlich kopiert werden
- Kasse kann ebenfalls online geführt werden
- Lohnablage entfällt, wenn auch Lohnauswertungen über Unternehmen online bereitgestellt werden
- Hoher Sicherheitsstandard der DATEV
- Absicherung gegen Fremdzugriff
- Zugriff orts- und zeitunabhängig
- Zugriff mit PC oder mobilen Geräten, auch Ipad zB.
- Zahlungsverkehr integrierbar, statt normalem bisherigen Electronic Banking
- Belege und Zahlungen sind automatisch verknüpft bei Zahlungsverkehr Keine Medienbrüche mehr, integriertes System Mandant Steuerberater
- Schnelle Suche möglich
- Zeitnahe Buchhaltung und zeitnahe Zahlen
- Ansatz für eine Unternehmensplanung mit Soll-Ist-Vergleich
- Auswertungen werden zeitnah elektronisch zur Verfügung gestellt
- keine Ablage der Auswertungen mehr nötig
Sie sehen, die Vorteile für den Mandanten sind immens.
Man arbeitet auf einem gemeinsamen integrierten System und einem gemeinsamen Datenbestand, ohne unnötige Schnittstellen.
Größeneffekte sind zu beachten, bei kleinen Buchhaltungen ergibt sich regelmäßig kein echter Zeitvorteil bei der Bearbeitungszeit bei uns, aber ein Vorteil in der Abwicklung der Vorgänge und besonders im Wiederfinden und in der Ablage. Bei größeren Buchhaltungen kann auch ein Zeitvorteil entstehen. Im Vordergrund stehen aber die Vorteile, die oben genannt sind. Schon alleine dadurch ergibt sich regelmäßig eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis beim Mandanten, also bei Ihnen.
Für Mandanten mit Einnahmenüberschussrechnung
Sie können digital die Bankdaten einlesen, die zu zahlenden Rechnungen scannen, und am Bildschirm jeder Bankbewegung einen Beleg zuordnen.
Manuelle Sortierung und Zuordnung im Pendelordner entfällt.
Sie können nach dem Scannen des Belegs auch direkt die Zahlung auslösen, die Belegdaten werden übernommen.
Ansonsten bestehen die Vorteile wie oben.
Möglichkeiten:
Nutzung von DATEV Unternehmen online.
Damit stehen Ihnen alle genannten Möglichkeiten und Vorteile offen.
